KPI là gì – Cách xây dựng hệ thống KPI như thế nào cho hiệu quả?

Khái niệm về KPI là gì vẫn còn khá xa lạ với nhiều người. Cùng lagithe định nghĩa đúng chức năng cũng như nhiệm vụ của KPI trong công tác quản lý nhé!

KPI là gì?

KPI = KEY PERFORMANCE INDICATOR

Dịch ra tiếng việt là con số đánh giá khả năng thực hiện công việc của mỗi người. Thường thì sẽ có bản kế hoạch, mô tả công việc cho mỗi chức danh. Chức năng đó được nhà quản lý đưa ra đánh giá sự hiệu quả qua các chỉ số là KPI. Công ty dựa trên KPI để có chế độ thưởng hoặc giảm lương cho từng cá nhân.

Tương tự, bạn sẽ dễ hiểu hơn khi lấy ví dụ là một phòng khám đa khoa. Khi bạn vào phòng, nhân viên sẽ tư vấn cho bạn những loại thử nghiệm. Có thể là thần kinh, huyết áp, nước tiểu, chân, tay, máu, nhịp tim, mắt, mũi, X- quang…

Theo đó, một loại kết quả do bác sỹ đưa ra thể hiện bằng những chỉ số. Con số này mang tính định lượng và định tính về sức khỏe của chúng ta, đó chính là KPI sức khỏe.

Đơn giản nhưng dễ hiểu, KPI chính là nơi các phòng ban, nhân viên hoặc chính doanh nghiệp giám sát sức khỏe của chính mình. Qua đó, doanh nghiệp biết mình làm gì, bộ máy tốt hay chưa và hoạt động của nhân viên mình thế nào… Dựa vào đó đề ra các giải pháp thay đổi cho hiệu quả.

Trong các chỉ số KPI đề ra, cần xây dựng hệ thống KPI như thế nào?

Cần những KPI phù hợp với tình trạng của doanh nghiệp, phù hợp và tốt nhất. Đây là câu trả lời tốt nhất cho người dùng.

Gần như, các lãnh đạo đều cần phải biết những thông tin về mình. Để đưa ra các quyết định thay đổi. Nhưng… họ dễ rơi vào trạng thái biết thông tin, nhưng không phải thông tin thật sự cần. Họ có thể đưa ra hàng loạt chỉ tiêu KPI. Nhưng lại không quá chi tiết, không mang tính thực tế, dẫn đến việc không thu thập được những số liệu cần. Ngồi một chỗ không giải quyết được vấn đề.

Những loại chỉ số KPI

Khá nhiều hệ thống KPI, công ty áp dụng một cách máy móc hệ thống KPI sẽ gây ra những vấn đề bất cập. Cụ thể là trong việc đánh giá kết quả thực hiện. Các loại KPI hiện nay

OUTPUT – KPI tập trung vào đầu ra

Quen thuộc với các nhân sự công ty, hiệu quả và nhanh gọn trong các hệ thống công việc. Nhưng nó không thể cân nhắc được những thay đổi của thị trường, điểm yếu thường thấy của hệ thống. Nó chỉ tập trung vào bề dài mà không đẩy nhân viên tập trung cho các giải pháp ngắn hạn. Hơn nữa, cũng không tạo động lực khuyến khích nhân viên phát triển.

Behavior – KPI hệ thống hành vi

Với nhân sự ở Việt Nam, đây là một KPI tương đối mới. Nó rất khó lượng hóa được kết quả nhưng lại thích hợp cho các vị trí người đứng đầu.

Ví dụ cụ thể : nhân viên dịch vụ khách hàng cần có thái độ niềm nở với khách, chăm chỉ tích cực làm và cẩn thận. Ở vị trí đứng đầu cần phải đảm bảo nhiều hơn.

Competencies – KPI năng lực.

Khả năng của nhân viên sẽ được KPI chú ý kỹ càng. Thay vì như KPI tập trung đầu ra chú ý về kết quả, KPI năng lực tập trung nguyên nhân nhiều hơn. Vì sao nhân viên đưa ra năng lực như vậy?

Những người triển khai đánh giá KPI này thường đưa ra những nhận định như thế nào để hệ thống KPI là tốt nhất. Nên hay không chỉ tập trung vào các KPI hành vi, năng lực? Phù hợp khi áp dụng không?

Một vị thuốc cần thầy lang giỏi, bài toán KPI sẽ được đưa ra cho các nhân sự giải. Tùy vào từng trường hợp, các vị thuốc áp dụng trong từng hoàn cảnh, với từng bệnh nhân cụ thể. Nghĩa là từng công việc, từng vị trí sẽ có cách điều chỉnh tỷ lệ các nhóm KPI . Ảnh hưởng này sẽ quyết định tính hiệu quả của nhân sự theo hoàn cảnh của môi trường kinh doanh.

KPI trong chiến lược kinh doanh

Những chỉ dẫn có thể giúp bạn xác định tỷ lệ hợp lý vận dụng KPI

Vị trí tuyển dụng

Yếu tố này đóng vai trò quan trọng, quyết định tỷ lệ áp dụng KPI. Mỗi vị trí, KPI sẽ đưa ra những tiêu chí công việc. Với nhân viên trẻ sẽ như thế nào? Với vị trí cao đứng đầu sẽ ra sao? Không chắc sẽ đảm bảo được 100% kết quả thử nghiệm KPI, nhưng nó sẽ có những chia sẻ nhất định. Ví như chuyên viên nghiên cứu sẽ bị áp lực mang tính vô hình với KPI output. Nhưng output KPI sẽ phải chiếm vị trí lớn ở vai trò tuyển dụng giám sát bán hàng.

Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Hệ thống đánh giá chỉ tiêu sẽ bị tác động mạnh ở yếu tố này. Trọng số KPI của hệ thống mang tính hành vi, năng lực nhân viên sẽ được tập trung trong ngắn hạn. Các công ty kinh doanh bền vững, lâu dài sẽ chú trọng nhiều đến vấn đề này.

Môi trường kinh doanh áp lực

KPI hệ thống đánh giá sẽ bị ảnh hưởng ngắn hạn bởi áp lực môi trường. Ví dụ gần nhất là trong ngân hàng, sẽ có khoảng thời gian nhân viên phải huy động vốn theo chỉ số áp dụng.

Vai trò năng lực của nhân sự

Yếu tố nhân sự cũng như các cấp quản lý sẽ quyết định những sự lựa chọn KPI. Output không đòi hỏi phòng nhân sự phải có chuyên môn cao. Nhưng những phòng nhân sự áp dụng KPI hành vi, năng lực sẽ cần năng lực cao hơn. Mối quan hệ về hành vi, năng lực và kết quả cần làm rõ nhờ khả năng của phòng nhân sự.

Quy trình KPI

Kết luận

KPI phù hợp hoàn cảnh công ty, khả thi cùng chi phí thấp luôn được ưu tiên hàng đầu. Chỉ cần thu thập được thông tin chính xác trong một thời gian phù hợp là tốt rồi. Thêm nữa, KPI đưa ra cần căn cứ vào chức năng cũng như mục tiêu của phòng ban áp dụng.

Hy vọng những chia sẻ KPI là gì sẽ giúp bạn thành công trong quản lý con người. Nếu bạn đang là một người làm nhân sự thì kiến thức này cũng thật cần thiết. Vấn đề về con người không phải là dễ trong công tác quản lý những năm gần đây.

The post KPI là gì – Cách xây dựng hệ thống KPI như thế nào cho hiệu quả? appeared first on lagithe.info.